Introduction
Que vous soyez une PME, un e-commerçant ou encore une multinationale, le succès de votre entreprise repose aussi sur vos transporteurs. Ils contribuent à la satisfaction de vos clients internes et externes ainsi qu’à votre profitabilité. Réussir son appel d’offres de transport de colis nécessite une méthodologie solide. Découvrez d’ailleurs les entreprises que nous avons accompagnées dans la réussite de leur AO transport.
Cet article a pour vocation de vous aider à lancer seul votre appel d’offres de transport en profitant de l’expérience et de la méthodologie mise en œuvre par le cabinet ColisConsult.
Cette méthode n’est pas la seule possible, mais c’est la nôtre, celle de ColisConsult. Elle a déjà contribué à la réussite de plus de 200 appels d’offres France et/ou monde.
Elle a été construite dans un souci d’efficacité et prend en compte les pratiques des services commerciaux et « Pricing Departments » des transporteurs.
Les principaux transporteurs à consulter
Comme pour tous les postes de dépenses, le lancement d’un appel d’offres reste la meilleure solution pour optimiser durablement vos achats de transport. Mais comment comparer des transporteurs qui appliquent tous des mécanismes de tarification différents ?
Les prestataires de transport sont nombreux sur le marché. En premier lieu, vous devez déjà faire un tour de ce marché pour savoir quels transporteurs vous allez consulter. Vous trouverez ci-dessous une liste de prestataires de transport non exhaustive (notamment pour les livraisons b2c, locales, ou nécessitant des moyens spécifiques), que vous pourriez consulter lors de votre appel d’offres de transport de colis :
Cette liste n’est pas exhaustive, notamment pour les livraisons locales, ou nécessitant des moyens spécifiques.
⚠ Attention cependant à ne pas trop diversifier les acteurs. En effet, Matthieu Erly détaille dans l’article « Les limites de l’achat de transport en mode Cherry picking » comment établir correctement son plan transport.
Étape 1 : Obtenez les données
La réussite de votre appel d’offres implique que vous maîtrisiez les caractéristiques de votre trafic. Pour cela, il vous faut recueillir vos données clés de consommation auprès de vos transporteurs actuels.
Ces données vous permettront de passer à l’étape suivante de votre appel d’offres de transport de colis, c’est-à-dire à l’analyse de vos statistiques.
Étape 2 : Analysez vos statistiques
A partir des statistiques reçues de vos transporteurs, établissez des analyses synthétiques de votre trafic annuel :
- mois
- zone de destination
- type de service utilisé
- tranche de poids
Conseil ColisConsult : dans vos analyses, ne mentionnez jamais de données financières.
Étape 3 : Analysez vos factures Excel
Analysez vos factures sous format Excel en commençant par lister et quantifier tous les suppléments facturés par chaque prestataire.
Ci-dessous un exemple de tableau d’analyse :
Ensuite, toujours à partir des factures sous format Excel, établissez une liste d’au maximum quelques centaines de vos envois avec les tarifs payés unitairement.
Il s’agit de la matrice de votre appel d’offres de transport de colis.
Étape 4 : Ajustez votre Matrice
Après l’analyse de vos factures Excel, vous devez vérifier que la Matrice, c’est-à-dire votre échantillon d’envois, représente bien votre trafic annuel.
Dans cette étape, vous allez ajuster l’échantillon en ajoutant et / ou supprimant des envois pour obtenir une Matrice fiable.
Une fois ces ajustements effectués, établissez un contrôle pour vous assurer que votre Matrice couvre toutes vos « lanes » habituelles dans les bonnes proportions.
Étape 5 : Préparez votre document d'appel d'offres de transport de colis
Enfin, à cette étape, vous venez de préparer toutes les données pour créer votre appel d’offres de transport de colis. Le moment est venu d’établir votre document de consultation.
Pour cela, nous vous recommandons de créer un fichier Excel unique reprenant 5 onglets. Cela évitera à tout le monde de jongler entre plusieurs fichiers, et facilitera le traitement de votre appel d’offres par les transporteurs.
Les onglets à intégrer dans le fichier Excel sont les suivants :
- Vos explications
- Vos statistiques
- Les délais de livraison
- Le détail de l’offre du transporteur
- Votre Matrice
Ce document sera le seul que les transporteurs devront remplir pour répondre à votre appel d’offres.
Étape 6 : Patientez et soyez disponibles
A présent, vous venez d’envoyer votre document de consultation aux transporteurs que vous aviez préalablement sourcés pour votre appel d’offres de transport de colis. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à patienter, car les transporteurs ont besoin de temps pour vous établir une offre sur mesure.
De plus, vous devez rester disponible pour répondre à leurs questions. Si votre document de consultation est clair et exhaustif, les questions devraient être peu nombreuses.
Étape 7 : Analysez les offres reçues
Vous venez de recevoir les offres de la part des transporteurs consultés. Vous pouvez désormais analyser puis comparer point par point les délais de livraison, les engagements de services, les tarifs, les suppléments via un tableau de scoring…
Enfin, pour faciliter la prise de décision, résumez les résultats dans un tableau synthétique que vous partagerez avec l’ensemble des décideurs.
Ensuite, simulez les économies réalisables permettant de bien identifier les leviers d’économies entre les différents prestataires. Vous trouverez ci-dessous quatre exemples de simulations des économies.
Étape 8 : Sélectionnez le / les transporteurs gagnants
À l’issue du dépouillement des données, vous devez attribuer vos flux à un ou plusieurs transporteurs. Voici 5 conseils de nos experts pour vous aider à prendre la bonne décision :
- Impliquez vos clients internes (et externes) dans le process de décision.
- Massifiez vos flux avec un nombre réduit de prestataires.
- Privilégiez un transporteur déjà utilisé et approuvé face à un nouvel entrant si l’écart tarifaire est faible.
- N’optez pas pour un transporteur qui ne se montre pas réactif commercialement. Le transport repose d’abord sur l’humain !
- Si vous hésitez dans votre choix de transporteur, demandez des coordonnées de clients pour avoir des retours d’expériences.
Étape 9 : Vérifiez les tarifs
Après quelques négociations et réunions en interne vous avez sélectionné votre ou vos transporteur(s). Bravo ! Mais ce n’est pas encore terminé…
Vérifiez ensuite, que l’ensemble des tarifs et exonérations négociés lors de l’appel d’offres de transport sont bien :
- Repris dans les contrats,
- Appliqués sur les premières factures de chacun des comptes / sites du périmètre.
Étape 10 : Suivez dans la durée
« Bien acheter c'est bien. S’assurer aussi de la bonne utilisation des services du/des transporteur(s) sélectionné(s) c'est mieux ! »
Pour finir, l’analyse des factures et des statistiques vous permettra de monitorer, dans la durée, la collaboration avec votre transporteur.
Voici 7 Leviers d’optimisation ColisConsult pour votre prochain appel d’offres de transport de colis :
- dans un premier temps, éradiquez les achats sauvages
- ensuite, limitez l’utilisation de services express si vous disposez de services routes suffisamment performants
- puis, réduisez la taille des cartons pour limiter la taxation au poids volumétrique
- de plus, contrôlez l’utilisation des options
- puis, assurez-vous que les transporteurs sont utilisés pour les flux sélectionnés
- et, vérifiez que vos envois multi-colis ne soient pas facturés en mono-colis
- enfin, vérifiez que des tiers n’utilisent pas indûment vos comptes transporteurs pour envoyer des colis
En suivant chaque étape de cette méthode, vous réussirez à coup sûr votre appel d’offres ! La durée moyenne d’un appel d’offres de transport de colis est de 3 mois. Elle varie selon les entreprises.
Envie d'être accompagné(e) ?
Nos conseils devraient vous aider à optimiser durablement vos achats de transport. En lisant cet article, vous avez pu constater que la démarche implique une certaine expertise en achat de transport mais aussi et surtout, du temps !
Si vous souhaitez vous concentrer sur vos priorités 2022, ColisConsult est là pour gérer votre appel d’offres de transport de colis pour vous. C’est notre métier depuis 2005.
Notre position de courtier vous garantira l’accès aux tarifs les plus bas possibles pour votre trafic, y compris auprès de vos prestataires actuels.
La rémunération du cabinet est indexée sur les économies vérifiées sur vos factures ! Téléchargez nos tarifs ici.
Pour plus d’infos sur le monde du transport, envoiexpress.com et transportcolis.com
A propos du cabinet ColisConsult
ColisConsult est un cabinet de conseil en transport fondé par Matthieu ERLY en 2005 après quelques années à vendre du transport. La mission de ColisConsult est d’accompagner les entreprises dans l’optimisation de leurs achats de transport de colis, voire de palettes. Souvent via la gestion de leur appel d’offres. Le cabinet travaille aussi bien pour des e-commerçants, des PMI ou des leaders mondiaux comme Arkema, Bioderma, Chanel, Danone, Lacoste, Patagonia, Somfy… Le cabinet est souvent rémunéré sur les économies réalisées par ses clients. Depuis 2021, ColisConsult publie chaque année un palmarès des meilleurs e-commerçants en termes de livraison